Musiciens : 10 points clefs pour réussir l’organisation de votre tournée

Musiciens : 10 points clefs pour réussir l’organisation de votre tournée
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La tournée, c’est le graal du musicien : partir pour une (ou plusieurs) semaine(s) sur les routes, à la rencontre de votre public en enchaînant les concerts. C’est également une étape indispensable à votre professionnalisation, tant elle peut vous apporter en terme de diffusion.

Alors que les plus gros artistes ont des équipes entières qui s’occupent de leur tournée, vous allez probablement devoir vous débrouiller seul en tant que groupe en développement. Ce n’est toutefois pas quelque chose d’irréalisable, à condition de savoir s’y prendre correctement.

Je vous livre dans cet article 10 conseils pour organiser au mieux votre tournée de concerts.

Préparez longtemps à l’avance

Une tournée, c’est quelque chose qui se prévoit sur le long terme. On n’organise pas une tournée comme on organise un concert dans le bar du coin ! De nombreux éléments sont à prendre en compte : disponibilités de chaque membre du groupe, équilibre financier, trajet, …

À mon sens, vous devriez commencer à préparer votre tournée environ un an à l’avance. Si vous prévoyez de jouer dans des festivals, par exemple, c’est leur délai de programmation. Pour la plupart des festivals d’été (Juillet / Août), la programmation se boucle entre Septembre et Octobre. Si vous commencez à démarcher en Janvier, il sera beaucoup trop tard !

Préparer longtemps à l’avance, c’est aussi se donner la possibilité de gérer les imprévus et avoir une marge de sécurité. Il y aura forcément des périodes où vous serez trop occupés pour travailler à l’organisation de votre tournée, et qui vous ralentiront. Il est indispensable d’avoir le temps nécessaire afin d’éviter d’être trop pénalisé par ces moments.

Vous vous rendrez compte également que tout ne se passe pas comme prévu. Le véhicule que vous aviez prévu n’est plus disponible à la location, une date s’est annulée en plein milieu de votre tournée, … Autant de petits désagréments face auxquels il faut savoir faire face, et donc disposer du temps nécessaire !

Définissez une période de temps

Si vous voulez être efficace dans l’organisation de votre tournée, il faut absolument en définir les dates longtemps à l’avance. En effet, vous devez déjà vous assurer des disponibilités de l’ensemble des membres du groupe, et éventuellement du staff qui pourrait vous accompagner. Demandez à chacun de bloquer la période en question, afin qu’aucun doublon ne soit possible.

Si c’est votre première tournée avec votre groupe de musique, ne prévoyez pas trop long ! Partir 2 semaines est déjà un objectif intéressant, et qui vous demandera un travail conséquent. Lorsque vous aurez plus d’expérience, vous pourrez augmenter cette durée, et partir en tournée plusieurs fois dans l’année.

Le fait de définir une période fixe vous permet également de démarcher plus facilement. Vous facilitez la vie aux programmateurs lorsque vous leur proposez des dates précises où vous êtes disponibles. Vous savez également qu’il est inutile de démarcher un festival à 600 km de chez vous et qui a lieu le 12 Juillet si vous partez du 01 au 15 Août.

Vendez vous au juste prix

Organiser une tournée avec son groupe de musique, ça coûte cher ! Il faut rémunérer les musiciens, bien sûr, mais pas que. Vous devez également prévoir tous les frais logistiques annexes : hébergements, repas, essence et péages, … Autant de sommes qui s’accumulent et peuvent facilement vous faire rentrer en ayant perdu de l’argent.

Or, même si le but premier de la tournée est la diffusion de votre projet, il faut tout de même chercher à être rentable. C’est indispensable si vous souhaitez partir à nouveau en tournée et pouvoir développer votre groupe sereinement.

Ne comptez pas sur le merchandising pour faire l’équilibre financier. Aujourd’hui les disques ne se vendent plus aussi bien qu’avant en sortie de concert. Penser que les ventes suffiront à payer les frais, c’est prendre un énorme risque financier. Au contraire, prenez plutôt cela comme du bonus, qui vous servira par exemple à financer votre prochain album.

Avec ces considérations, il est impératif que vous sachiez vous vendre au juste prix. Il faut même être capable de vendre certaines dates plus chères, qui permettront alors de financer les dates moins rentables. En effet, dans une logique de tournée on ne fonctionne pas concert par concert. On cherche au contraire à équilibrer le budget sur l’ensemble de la tournée.

Considérons par exemple que vous tourniez à 2 musiciens et que vous faîtes des cachets au minimum légal. Le coût du plateau est donc d’environ 200 € * 2 = 400 € (voir mon article sur l’intermittence du spectacle pour comprendre ces chiffres). Je considère généralement qu’il faut ajouter une 3e part pour pouvoir rentabiliser la tournée ; ainsi, vous devriez demander 600 € par concert. La marge sur chaque concert vous servira à plusieurs choses : payer les différents frais que nous avons évoqué, mais aussi compléter sur une date où le budget serait insuffisant (à 300 € par exemple).

Optimisez votre itinéraire

Cela va de pair avec une bonne gestion des coûts : plus vous réduirez vos déplacements, plus atteindre l’équilibre financier de votre tournée sera facile. Pour cela, vous devez organiser rigoureusement votre itinéraire. Évitez au maximum les longs trajets : faire 600 km en une journée pour vous rendre sur une date, c’est très rarement intéressant !

Au contraire, arrangez vous pour grouper plusieurs concerts dans une même région. Rien ne vous empêche de parcourir de grandes distances, mais sur plusieurs jours. Si vous devez jouer à Marseille et à Toulouse, essayez le plus possible d’avoir plusieurs concerts entre ces deux dates. Ainsi, vous ne roulez pas « pour rien », mais en profitez pour faire des dates. C’est autant de frais qui sont évités (et autant de public sur le chemin !).

Lorsque vous démarrez l’organisation de votre tournée, vous aurez probablement du mal à appliquer ce conseil. En effet, l’agenda est pour le moment vide et vous attendez avec impatience les premières confirmations. Mais dès qu’une date s’est débloquée, profitez en pour construire autour de celle-ci ! Dans l’absolu, j’essaie toujours au maximum de bloquer en premier les premiers et derniers concerts de ma tournée. Ça me permet d’avoir une image déjà plutôt globale de l’itinéraire que nous allons prendre, et de chercher les dates en conséquence.

Ce n’est pas toujours possible bien entendu, parfois la première date qui tombe est en plein milieu. Ce n’est pas tellement dérangeant, car vous savez d’où vous partez : de chez vous ! Et vous savez que vous y rentrez également… Essayez donc de trouver des concerts sur le chemin !

Prévoyez des jours offs

Lorsqu’on organise la première tournée de son groupe de musique, on veut généralement jouer le plus possible. On cale un maximum de dates, pas toujours très intéressantes parfois, mais on est contents d’avoir rempli chaque jour de l’agenda… Avec un peu de recul et d’expérience, je vous conseille fortement de vous préserver et de prévoir des jours sans concerts.

En effet, être sur la route est quelque chose de fatiguant en soi. Donner un concert et être à fond sur scène l’est également. Et je ne parle même pas des afters qui s’en suivent, où vous passez une partie de la nuit à festoyer avec les organisateurs et le public.

En tournée, on accumule très vite la fatigue et ça se ressent au quotidien : moins d’efficacité sur les installations, humeur plus changeante, … Tout ça risque de mener nécessairement à de moins bons concerts. Or, c’est ce que vous voulez éviter à tout prix ! Faire un mauvais concert ça arrive, mais en tournée ça peut saper le moral. D’autant que vous jouez devant un public qui ne vous connaît pas, et à qui vous aller laisser un mauvais souvenir.

Il est donc important de savoir bloquer des jours où votre seul objectif sera le repos, avec le moins de route possible. Suivant votre motivation, prévoyez un jour off tous les 4-5 concerts ; ce sera déjà suffisamment fatiguant !

Communiquez sur vos réseaux

Un bon concert, c’est un concert devant du public. Pour la tournée, c’est bien évidemment la même chose. Si votre groupe de musique joue tous les soirs devant 5 personnes, vous allez vite vous décourager ! Même si le but est de faire découvrir votre projet, vous ne pouvez pas compter que sur les lieux qui vous accueillent pour ramener du monde à votre concert.

C’est à vous de faire l’effort et de communiquer à votre fanbase ! On l’ignore souvent, mais on est généralement suivis par des gens qui ne sont pas forcément dans notre région. Ou ce même public peut également faire passer l’information à des amis vivant là où vous allez faire votre concert. Il est important de communiquer énormément autour de votre tournée, afin de ramener le plus du monde possible à vos concerts.

Avec une bonne communication, vous améliorez également votre relation avec vos fans. Pensez à les tenir au courant de votre avancée au fur et à mesure de votre tournée, en partageant par exemple des moments du quotidien.

Contactez la presse locale

Quelques semaines avant le début de votre tournée, pensez à contacter la presse locale aux endroits où vous allez jouer. Il n’est pas rare que de petits journaux annoncent votre concert au sein de leurs pages, voir même parfois se déplacent pour des interviews et des articles après le concert.

On l’ignore souvent, mais beaucoup de gens lisent encore la presse papier ; c’est une formidable opportunité pour vous faire connaître auprès d’un nouveau public. C’est aussi l’occasion de ramener plus de monde à votre concert !

Enfin, tous les articles que vous pourrez obtenir iront aliment votre dossier de presse, renforçant votre image de groupe de musique professionnel.

Vérifiez votre matériel avant de partir

En tournée, on n’a pas le temps de s’occuper d’un matériel défectueux. Vous serez fatigués, aurez de la route à faire, l’installation à prévoir… Il est très compliqué d’aller dans un magasin de musique pour un quelconque achat ou une réparation ! Et parfois même, on joue dans des régions où il n’y en a tout simplement pas…

Vous devez donc vous assurer avant de partir que votre matériel fonctionne. Profitez donc d’une répétition pour tester vos enceintes et votre table de mixage, essayez l’ensemble des micros… Prenez des câbles XLR et Jack en quantité suffisante, pour en avoir en stock au cas où certains rendent l’âme !

Pour les guitaristes, prévoyez plusieurs jeux de cordes… Rien de tel qu’une corde qui casse pendant la balance pour un concert raté si vous n’en avez pas en stock. Ce sont de petites choses qui peuvent paraît anodines, mais qui arrivent plus souvent qu’on ne le croit !

De même lorsque vous rangez après un concert, prenez le temps. Enroulez correctement les câbles, mettez les instruments à l’abri et chargez le camion de manière intelligente… Tant de choses qui vous simplifieront la vie au long terme sur votre tournée !

Imprimez des feuilles logistiques par jour

Ne comptez pas sur votre mémoire pour gérer la tournée au jour le jour lorsque vous y serez ! Ce serait prendre le risque d’oublier des informations, ne pas vous lever à l’heure, etc… Je vous conseille d’établir des fiches logistiques pour chaque jour avant de partir.

Sur ces fiches, prévoyez votre itinéraire du jour : heure de départ, heure d’arrivée, adresse du lieu. Pensez également à prévoir l’heure de réveil, avec bien sûr de la marge pour chaque étape. Notez également les informations de contact de l’organisateur, dont vous aurez potentiellement besoin.

Rajoutez y l’adresse (et éventuellement les contacts nécessaires) de votre hébergement du soir. Faut-il y passer avant le concert, ou après ? Où et quand prenez vous votre repas du soir ? Combien de temps dure le concert ? Un set ou plusieurs sets ?

Si vous regroupez toutes ces informations dans un classeur, vous n’avez plus chaque jour qu’à regarder la page correspondante pour savoir ce que vous avez à faire !

Remerciez les lieux en rentrant

Le dernier point est le seul qui va se faire après votre tournée. Tout s’est bien passé, vous êtes rentrés à la maison fatigués mais contents de ces bons moments. Une dernière étape vous attend encore, l’une des plus cruciales selon moi : remercier les lieux qui vous ont accueilli !

Les organisateurs seront toujours contents de voir que vous pensez à eux, et que vous avez apprécier ce concert avec eux. N’hésitez pas à les remercier également publiquement, sur vos réseaux sociaux par exemple. Tout ça ne vous prend que peu de temps, et pourtant augmente également vos chances de revenir jouer dans les endroits que vous avez apprécié…

Maintenant que vous avez lu tous ces conseils, bon courage pour l’organisation de votre tournée de concerts !

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Jérémy Dutheil - Accordéoniste à Paris
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